第一条 为进一步加强公司重要资料管理工作，规范重要资料保管及使用权限，提高工作效率，根据公司行政办公管理制度，结合公司实际，制定本规范。

第二条 公司对重要资料保管工作实行“统一领导、集中管理”原则。综合部具体负责公司重要资料的保管、存档及使用工作，并对公司各部门及所属各子公司重要资料保管工作进行监督、指导和检查。

第三条 公司重要资料实行专柜存放、专人保管的工作办法，坚持及时、真实、清晰、手续完备、安全可靠的原则。

第四条 公司重要资料分为一级资料和二级资料。一级资料包括公司登记资料、权证资料等，公司登记资料主要包括企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证等；公司权证资料主要包括房屋所有权证、抵押物登记证、债权凭证、股权凭证等；二级资料包括公司各类项目原件、维权材料、各企业约谈记录和项目清单等。

第五条 公司综合部设专人统一保管公司一级资料原件，并建立电子档案备份存档，进行分类编码存储，同时做好纸质登记备案，填写《重要资料登记表》。如因工作需要，公司业务部门可以持有一级资料复印件、扫描件及二级资料，并由业务部门工作人员设立专柜进行保管。综合部负责对业务部门重要资料保管情况进行检查、指导。

第六条 公司重要资料需归档保存的，按公司档案管理要求进行归档保存管理。

第七条 重要资料的使用范围

1、集团公司重要资料主要用于对外签订合同、出具资质证明以及担保抵押事项等。在签订合同、协议，资质证明、办理抵押程序时具有法律效力。

2、集团公司业务部门工作范围内的原件使用，必须办理相关借用手续；因工作需要对外出具原件时，需报公司总经理审批同意，并由重要资料保管人员办理借用手续。

第八条 重要资料使用办理程序

1、使用公司重要资料原件需提出申请，履行审批手续，并填写《重要资料使用登记表》。

2、以公司名义对外进行的重要经济事项、签订的经济合同、协议等，确须出具重要资料原件的，由经办人签字、综合部审核、总经理审批后，方可借出。

第九条 重要资料外出使用程序

如需将重要资料带出公司，携证人必须提出申请，并经公司总经理批准。取证时，在《重要资料使用登记表》上要注明携证去的地点、用途；还证时，要将在使用重要资料的内容按照程序，在《重要资料使用登记表》上按顺序填写清楚，并写明还证时间及归还人。

第十条 重要资料记录的存档

《重要资料使用登记表》为公司重要档案，需归档保存，任何人不得以任何理由予以销毁。

第十一条 重要资料的移交

重要资料保管人员因工作变动或离职，必须将本人所保管的全部重要资料移交给接替人员。保管人员办理交接手续时，必须有人监交，交接人员及监交人员应分别在交接清单上签字确认后，移交人员方可调离或离职。

第十二条 重要资料的损坏及补办

公司重要资料发生损坏，由保管人员向综合部提出，并报公司总经理审批后按法定程序补办；公司重要资料意外丢失时，应于发现丢失24小时内办理公告事宜。此外，重要资料保管人员因工作疏忽等主观原因，造成重要资料遗失、损毁的，公司将酌情给予其纪律处分或经济处罚；若给公司利益造成重大损失的，将追究其法律责任。

注：2012年11月29日，以宿工投综〔2012〕2号文件印发施行。